Wie kann ich…eine Pick-Liste erstellen?

Nichts Schöneres als das – es sind Bestellungen eingegangen. Nun aber so schnell wie möglich bearbeiten, denn nichts lieben Kunden mehr als eine rasche Zusendung der bestellten Produkte. Wie aber fasse ich die Produkte mehrerer Bestellungen zusammen, damit sich der Weg zum Lager effizient gestaltet? Unser Blog zeigt Ihnen einen Weg.

Die betreffenden Bestellungen exportieren

Zunächst unter Bestellungen (z.B. Eingänge) die Bestellungen, die bearbeitet werden sollen, markieren und im XML-Format exportieren.

In MS Excel verarbeiten

Gleich nach dem Export bietet Ihnen der Browser an, die Datei zu öffnen. Hier wird als Programm zum Bearbeiten MS Excel 2010 benutzt, aber die Funktionen sind auch in älteren Excel-Versionen und anderen Office-Programmen wie bspw. Open Office vorhanden (siehe unten).

Nach dem Öffnen der XML-Datei bietet sich Ihnen zunächst dieses Bild:

Lassen Sie sich von der Vielzahl der Spalten nicht verwirren und schieben Sie die Tabelle nach rechts, sodass Sie die Spalten AB, AC und AD sehen können (das gilt für ePages 6.13, in ePages 6.12 sind es die Spalten T, U und V). Diese sind vermutlich für das gewünschte Ziel, die Pickliste, vollkommen ausreichend. In diesen drei Spalten stehen die Werte Produkt-Nr. (Id), Produktname (Name) und Anzahl (Quantity). Wir wollen die Zeilen so zusammenfassen, dass gleiche Produkte summiert werden, damit man die korrekte Anzahl aus dem Lager holen kann:

1. Markieren Sie alle Zeilen dieser drei Spalten (einschl. der Überschriften) und kopieren diesen Bereich in die Zwischenablage.
2. Wählen Sie ein neues, leeres Tabellenblatt und fügen Sie die Daten dort ein. Die Tabelle sollte jetzt übersichtlicher aussehen (Besonderheit bei Bundle-Produkten siehe unten):
   
3. Sortieren Sie die Daten nach der Spalte Id:
   (Der gesamte Bereich sollte noch markiert sein.)
   Daten –> Sortieren –> Sortieren nach: Id –> OK
   Nun sieht’s so aus:
   
4. Rufen Sie die Funktion „Teilergebnis“ auf.
   
5. Es erscheint dieser Dialog:
   
   Wählen Sie „Gruppieren nach:“ Id und „Unter Verwendung von:“ Summe sowie bei „Teilergebnis addieren zu:“ Quantity und mit OK bestätigen.
   Das Resultat ist eine solche Tabelle:
   
   Alle Produkte haben nun eine Teilsumme. Wenn Sie lediglich die Zeilen mit den Teilsummen anzeigen möchten, dann klicken Sie links oben auf die kleine 2.
   

Mit dieser Liste können Sie jetzt schnell die benötigte Anzahl eines jeden Produktes aus dem Lager entnehmen.

So finden Sie die Funktion „Teilergebnis“ in:

• MS Excel 97 bis 2003: Daten –> Teilergebnisse
• OpenOffice Calc: Daten –> Teilergebnisse
  (Der sich danach öffnende Dialog ist jeweils nahezu identisch mit dem oben beschriebenen.)

Bei Bundle-Produkten: Bei Bundle-Produkten in den Bestellungen ergeben sich leider Verschiebungen in den Zeilen, die man jedoch leicht beheben kann. Die Spalte mit dem Namen rutscht pro Bundle um eine Zeile, die Spalte Quantity pro Bundle zwei Zeilen nach unten. Wenn man in Excel die betreffenden Zellen markiert und ein bzw. zwei Zeilen nach oben zieht, stimmt wieder alles und das Verfahren kann wie unter 3. beschrieben fortgesetzt werden.