Die Arbeit von Stunden in wenigen Minuten per Import/Export
Mit dem ePages-Shopsystem können Sie in Ihrem Onlineshop Tausende Produkte zum Kauf anbieten. Hat Ihr Onlineshop erst einmal einen so großen Datenbestand erreicht, kann die Pflege der Produkte oder Kundendaten eine mühselige Angelegenheit werden. Um den zeitlichen Aufwand zu reduzieren, bietet Ihnen das ePages Shopsystem eine Import/Export-Funktion, mit der Sie viele Daten auf einen Schlag ändern können.
Hinweis: Dieser Artikel bezieht sich auf Version 6 der ePages-Shopsoftware. Als Nutzer von ePages 7 finden Sie hier alle Informationen zu diesem Thema. Die Versionsnummer Ihres Shops erfahren Sie, indem Sie im Administrationsbereich Ihres Shops auf Hilfe klicken.
Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, die Eingabemasken Ihres Back-Office zu nutzen, um Daten einzugeben, zu verändern und zu löschen. Auf diese Weise reduzieren Sie mögliche Fehlerquellen und sorgen für eine einheitliche Datenstruktur. Dennoch kann es unter Umständen nötig sein, viele Daten auf einmal verarbeiten zu müssen. Im ePages-Blog haben wir vor kurzen ein solches Beispiel behandelt. In solchen und ähnlich gelagerten Fällen bietet es sich an, die Import/Export-Funktion von ePages zu nutzen. Wir empfehlen, erst ab 20 und mehr zu bearbeitenden Produkten auf den Import/Export zurückzugreifen. Dabei gilt es gewisse Regeln einzuhalten, um Fehlerquellen zu vermeiden.
Export von Daten
Sie finden die Import/Export-Funktion an verschiedenen Stellen in Ihrem Händler-Backoffice: Unter den Menüpunkten „Kunden“, „Produkte“ sowie „Inhalt/Kategorien“.
Über welchen Menüeintrag Sie zur Import/Export-Funktion wechseln, macht keinen großen Unterschied. In der erscheinenden Karteikarte zur Funktion haben Sie jederzeit die Möglichkeit, den Objekttyp erneut zu ändern.
Mit der Import/Export-Funktion können Sie vier verschiedene Objekttypen verarbeiten.
- Produkte: Alle Informationen zu den einzelnen Produkten (Produktnamen, Preise, Versandmethoden etc.)
- Inhalte/Kategorien/Seiten: Alle Informationen zu den einzelnen Seiten Ihres Shops mit Ausnahme der Produktseiten (Beschreibungen, Keywords, übergeordnete Kategorien etc.)
- Kategorie-Produkt-Zuweisung: Produktnummern und die übergeordneten Kategorien
- Kunden: Alle Informationen zu Ihren Kunden (Namen, Adresse, Email etc.)
Wählen Sie den Objekttyp, den Sie exportieren möchten. Mit einem Klick auf „Exportieren“ erzeugen Sie eine CSV-Datei mit den gewählten Daten.
Die Formatierungsoption „Deutsch/Deutschland) bzw. „English/United Kingdom“ passt die Daten (z.B. Datum und Uhrzeit) länderspezifisch an. In der Standardkodierung nach ISO-8859-1 sind keine Sonderzeichen wie etwa @, £, ™ oder © enthalten. Möchten Sie diese verwenden, wählen Sie die Formatierung UTF-8. Als Trennzeichen sollten Sie das Semikolon verwenden. Da das Komma oft in Produkttexten verwendet wird, kommt es hiermit häufiger zu Problemen bei der Weiterverarbeitung in Tabellenprogrammen.
Wichtige Information zum Export: Beim Export werden die Daten Ihres Shop aus der Datenbank nur kopiert und nicht gelöscht. Ihr Shop ist also auch nach einem Export weiterhin voll funktionsfähig.
Weiterverabeitung im Tabellenprogramm
Speichern Sie die erzeugte CSV-Datei auf Ihrem Rechner. Legen Sie sich eine Sicherheitskopie an und importieren Sie diese anschließend in ihr Tabellenprogramm. (Öffnen Sie die Datei am besten nicht über einen einfachen Doppelklick sondern nutzen Sie die Importfunktion Ihres Tabellenprogramms um Fehler zu vermeiden. Achten Sie beim Import darauf, dass die Daten korrekt aufbereitet werden (Trennzeichen, Kodierung etc.)
| Achtung! Wichtige Informationen zur Verwendung von TabellenprogrammenAufgrund mangelnder Unterstützung der UTF-8-Kodierung durch Excel sowie der hohen Fehleranfälligkeit des Tabellenprogramms beim Import der CSV Dateien empfehlen wir Ihnen dringend, für die Weiterverarbeitung der CSV-Datei das kostenlos erhältliche OpenOffice zu nutzen.Bei der Bearbeitung der Daten in Excel riskieren Sie, Ihren kompletten Datenbestand später nicht mehr nutzen zu können. Sie können Open Office und das darin enthaltene Tabellenprogramm Calc hier kostenlos herunter laden. Hinweis zur Nutzung von Calc: Beim Importieren der Daten können Sie festlegen, wie das Programm die Spalten formatieren soll.Geben Sie hier an, dass es sich bei allen Spalten um „Text“ handelt, bevor Sie den Import abschließen. Leider ist dies nötig, da das Tabellenverarbeitungsprogramm ansonsten in seinen Augen unnötige Nullstellen bei den Produktnummern (z.B. 0001234 statt 1234) streicht. Dadurch kommt es später beim Import zu doppelt angelegten Produkten. Markieren Sie die Spalten im Import-Assistenten durch Klick auf das kleine Quadrat links oberhalb der Tabelle.
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Die CSV-Dateien sind unabhängig vom gewählten Objekttyp stets gleich aufgebaut. In der ersten Zeile finden Sie die Überschriften zu den einzelnen Elementen. Ab der zweiten Zeile folgen die eigentlichen Inhalte. Dabei gilt: Pro Objekt (Kunde, Produkt etc.) wird eine komplette Zeile verwendet.
Zwei Regeln müssen Sie bei der Bearbeitung der CSV-Datei beachten, damit Sie im Anschluss die Import-Funktion nutzen können:
- Ändern Sie auf keinen Fall die Überschriften in der ersten Zeile.
- Vertauschen Sie nicht die Reihenfolge der einzelnen Spalten.
Ergänzen oder passen Sie die Inhalte der CSV-Datei Ihren Wünschen an und importieren Sie die Datei erneut in Ihr Shopsystem. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:
Import der Daten in ePages
Speichern Sie die CSV-Datei. Achten Sie dabei darauf, dass Sie als Trennzeichen das Semikolon wählen und wählen Sie die Kodierung entsprechend der Inhalte der Datei. Bei der Verwendung von Sonderzeichen müssen Sie die UTF-8-Kodierung verwenden.
Nach dem Speichern im Tabellenverarbeitungsprogramm müssen Sie die CSV-Datei über das Import/Export-Formular Ihres Shops wieder hochladen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie Einstellungen zu Formatierung und Trennzeichen entsprechend vornehmen und die Datei dem richtigen Objekttyp zuweisen.
Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wählen Sie die CSV-Datei aus, die Sie hochladen möchten. Mit Klick auf „Importieren“ starten Sie den Upload.
Wichtig zu wissen: Der Import von Daten erfolgt additiv. Das bedeutet, dass die Inhalte der CSV-Datei Ihrer Datenbank entweder hinzugefügt (z.B. neue Produkte) oder mit den neuen Werten überschrieben werden (z.B. zusätzliche oder geänderte Informationen zu bereits bestehenden Produkten). Komplette Datensätze können Sie mit der Importfunktion nicht löschen!
Dazu zwei Beispiele: Haben Sie in der CsV-Datei eine komplette Zeile zu einem Produkt gelöscht, bedeutet dies nicht, dass das Produkt beim Importieren aus Ihrem Shop entfernt wird. Möchten Sie es löschen, müssen Sie dies über das Händler-Backoffice tun.
Anders verhält es sich bei leeren Zellen, die vormals eine Information enthielten. Haben Sie etwa bei einem bestehenden Produkt eine Zelle komplett geleert, z.B. den beschreibenden Text gelöscht, wird beim Import die Produktbeschreibung in der Datenbank das entsprechende Feld durch die Leerzelle gelöscht werden.
studierte Germanistik, Geschichte und Politik an der Ruhr-Universität Bochum, an dass er ein PR-Volontariat in Hamburg anschloss. Von 2004 bis 2009 betreute er als Freelancer für Marketing und Kommunikation mehrere Hamburger Unternehmen, darunter verschiedene aus dem Bereich E-Commerce. Zwischen August 2009 und Dezember 2011 arbeitete er als Online-Redakteur bei ePages.
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