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Schluss mit Tabellenchaos: Wann sich für Online-Händler eine kaufmännische Software lohnt

10. September 2014/0 Kommentare/in Onlineshop & E-Commerce /von dwilding

Mit der hausgemachten Buchhaltung und Warenwirtschaft stoßen schnell wachsende Unternehmen irgendwann an ihre Grenzen. Oliver Henrich, Leiter Produktmanagement für kleine und mittlere Unternehmen bei Sage, erklärt, wann es sich für Onlinehändler lohnt, auf eine kaufmännische Software umzusteigen.

Wie sieht es mit meinen Einnahmen und Ausgaben unterm Strich aus? Was wirft derzeit mehr ab: Ladengeschäft oder Onlineshop? Hat mein Großkunde schon seine Rechnung bezahlt? Wichtige Fragen für einen Unternehmer. Zu wichtig, als dass es Tage dauern dürfe, um sie zu beantworten. Leider ist das häufig Realität – insbesondere bei schnell wachsenden Unternehmen, die mit der hausgemachten Buchhaltung und Warenwirtschaft irgendwann an ihre Grenzen stoßen. Dann wird es Zeit, über eine kaufmännische Software nachzudenken.

Nicht nur lange Wartezeiten sind ein Problem. Viel schlimmer noch sind sich einschleichende Fehler. Wer händisch seine Daten pflegt, macht schnell mal aus einer 9 eine 0 oder vergisst vielleicht, eine Zeile auszufüllen. Fehler passieren jedem. Sie in der Buchhaltung aufzuspüren und auszubügeln, kann Stunden dauern. Hinzu kommt, dass viele es lange aufschieben, die Daten einzutragen. Dadurch fehlt ihnen aber der aktuelle Überblick und sie können nicht kurzfristig auf Umsatzeinbußen oder ähnliches reagieren.

Keine Angst vor der Buchhaltung

Buchhaltung, damit wollen sich viele nicht auseinandersetzen. Zahlendschungel und Datenpflege schrecken schnell ab. Daher gibt es meist nur eine Person, die sich um solche Dinge kümmert. Doch was passiert, wenn diese Person unerwartet ausfällt? Wer kann sie ersetzen? Wer kann überhaupt ihre Excel-Tabellen, die meist einer ganz eigenen Logik unterliegen, deuten? Unternehmer, die weiter an ihrer hauseigenen Excel-Tabelle festhalten wollen, sollten zumindest dafür sorgen, dass sie möglichst einfach und übersichtlich strukturiert ist, und es zudem mindestens zwei Personen gibt, die daran arbeiten und sie lesen können. Nicht vergessen: Diese zweite Person muss auch Zugriff auf den Speicherort der Dateien haben.

Wem diese Probleme schon begegnet sind, für den könnte der Umstieg auf eine kaufmännische Software sinnvoll sein. Gerade Onlinelösungen für kleine Unternehmen mit wenig bis keinen Vorkenntnissen bieten Vorteile. Sie sind leicht zu bedienen und bieten jederzeit und von jedem Ort einen Überblick über die Daten. Dank automatisierter Prozesse reduzieren sie die manuelle Datenpflege deutlich; so zum Beispiel, indem sie die Onlinebanking-Daten abgleichen und automatisch erkennen, welcher Zahlungseingang welchem offenen Posten zugeordnet wird. Der Nutzer muss nur noch bestätigen, aber nicht mehr selbst erfassen.

Integrierte Lösungen verschaffen mehr Überblick

Insbesondere für Onlinehändler mit hohem Bestellvolumen lohnt sich eine Integration der kaufmännischen Software mit dem Webshop. Sage, Hersteller kaufmännischer Software, bietet gemeinsam mit ePages für kleine und mittlere Unternehmen eine solch integrierte Lösung an. Die Vorteile: Es gibt keine doppelte Datenpflege und die Informationen werden automatisch ausgetauscht. Kunden erhalten schneller die gewünschten Informationen und der Onlinehändler schneller sein Geld. So steigt die Zufriedenheit auf beiden Seiten (lesen Sie auch „7 Vorteile einer integrierten Webshop-ERP-Lösung“). Die Prozesse werden effizienter und zugleich transparenter. Und eins zeigt unsere Erfahrung: Wer einmal auf eine professionelle Software umgestiegen ist, will nicht mehr darauf verzichten.

 

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