Schluss mit offenen Rechnungen – Professionelles Inkasso im ePages-Shop

 

Derartige Kostenlecks entwickeln sich im weiteren Verlauf exponentiell, sobald die Kunde vom nachlässigen Forderungsmanagement in den einschlägigen Internetforen kursiert. Daher sollte der Unternehmer an sich und sein Forderungsmanagement hohe Anforderungen stellen. Neben aussagekräftigen Bonitätsauskünften gehört eine mit internen und externen Datenquellen betriebene Betrugsprävention zu den unabdingbaren Mitteln, mit denen sich der Händler gegen Zahlungsausfälle wappnen muss. In erster Linie sollte der Unternehmer die unmittelbar vorhandenen Kunden- und Transaktionsdaten prüfen. Passt die IP-Adresse zum Wohnort? Ist die Person an der angegebenen Adresse bekannt? Über Bonitätsprüfungen, wie sie die mediafinanz AG deutschlandweit in ePages-basierten Shops anbietet, erfährt der Händler zudem, wie die hoch die Ausfallwahrscheinlichkeit der Zahlung einzuschätzen ist.

 

Nur wenige Unternehmer berücksichtigen im Übrigen, dass sich konkrete Betrugsabsichten durchaus auch im Kundenverhalten manifestieren können. Ein außergewöhnlicher Bestellzeitpunkt, unverhältnismäßig kleine oder große Warenkörbe und gewisse Produktkombinationen sollten ebenso mit Vorsicht genossen werden wie verdächtig zielstrebige Bewegungsmuster des Verbrauchers im Shop. Derartige Aussagen haben nichts mit Kaffesatzleserei zu tun. Sie basieren vielmehr auf empirischen Untersuchungen. Der E-Commerce-Report der Deutschen Card Services berichtet etwa, dass die höchsten Rücklastschriftquoten bei den kleinsten Warenkörben auftreten. Unternehmer sparen bei niedrigen Umsätzen offensichtlich gern an wirksamen Sicherheitsmaßnahmen.

 

 

Sollte trotz aller vorbeugenden Maßnahmen eine Rechnung unbezahlt bleiben, sollte der Händler mit Blick auf das eigene Mahnwesen einige Grundregeln beachten. Michael Grüßing, Vorstand des ePages-Technologiepartners mediafinanz, erläutert: „Im ersten Schritt empfehle ich Unternehmern dringend, dem Kunden ein klares Kalenderdatum für den Rechnungsausgleich mit auf den Weg geben.“ Die Aufforderung, „binnen zwei Wochen“ zu zahlen, sei schlicht zu schwammig und böte dem zahlungsunwilligen Kunden erheblichen  Deutungsspielraum. An einem konkreten Datum hingegen können sich beide Parteien orientieren. Hartnäckig hält sich zudem das Gerücht, eine offene Forderung müsse drei Mal postalisch angemahnt werden, bevor ein Inkassodienstleister oder gar ein Gericht bemüht werden darf. „Das stimmt natürlich nicht“ weiß Inkassounternehmer Grüßing. Stattdessen gilt:  „Weder muss es ein Brief sein, noch muss es streng genommen überhaupt sein – vorausgesetzt, der Schuldner ist in Verzug geraten. Nach wie vor gilt eine Zahlungserinnerung des Händlers zwar als Selbstverständlichkeit dem säumigen Kunden gegenüber, aber streng genommen handelt es sich um eine Kulanzleistung.“

 

Ohnehin ist nicht die Zahl der Mahnschreiben, sondern eine klare Eskalationslogik der Mahnstufen erfolgsentscheidend, also der sukzessive steigende Nachdruck. Zusätzliche Effekte kann der Gläubiger erzielen, wenn er das Mahnmedium variiert. Liegen ihm neben der E-Mailadresse weitere Telekommunikationsdaten vor, kann er durchaus auch einmal bei seinem Schuldner anrufen oder eine Zahlungserinnerung per SMS vor dem vereinbarten Fälligkeitstermin  versenden. Unabhängig vom Medium muss der Ton stets sachlich bleiben, immerhin geht es um den eigenen Kunden, der sich durch eine nüchterne, klar formulierte Mahnung mit Sicherheit nicht die Lust am zukünftigen Einkauf nehmen lassen wird.

 

Unter dem Strich müssen sich sämtliche Bemühungen aber auch rentieren, zumal jeder eigene Schritt eine zusätzliche Investition bedeutet. Als Faustregel gilt: Je älter die Forderung ist, desto geringer sind die Chancen einer rentablen Beitreibung. Seine eigenen Anstrengungen sollte der Shopbetreiber daher zügig und konsequent vorantreiben und nach einem definierten Zeitfenster professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen. Den idealen Zeitpunkt zur Weitergabe einer zahlungsgestörten Forderung an externe Dienstleister sieht Grüßing nach dem Versand einer ersten unternehmenseigenen Zahlungserinnerung nebst darauf folgender Mahnung. Während ein Inkassodienstleister im weiteren Verlauf kostendeckend und emotionsneutral die Rolle des Mediators zwischen Gläubiger und Schuldner übernehmen kann, lagert der Shop drohendes Konfliktpotential aus und wahrt so seinen guten Ruf. Mahnt der Unternehmer hingegen selbst weiter, bewegt er sich in der Regel hart am Rande der Rentabilität. Aufgrund geltenden Rechts kann er seine tatsächlich entstehenden Aufwendungen nur selten im vollen Umfang an seinen Kunden weitergeben.

 

 

Viele Unternehmen kontrollieren gerne möglichst lange sämtliche Aspekte des Forderungsmanagements. Eine komfortable und kostenneutrale Alternative zum Do-it-yourself-Verfahren bietet seit kurzem die integrierte Inkassofunktion in allen ePages-basierten Shops. Aus der Rechnungsübersicht lassen sich nach erfolgter Registrierung des Händlers bei der mediafinanz AG überfällige Forderungen bequem per Mausklick übergeben. Alle notwendigen Schuldner- und Transaktionsdaten werden dem Inkassounternehmen per Schnittstelle überspielt, der Händlermuss über eine Kalenderfunktion lediglich das Datum seiner Mahnung angeben. Im weiteren Verlauf wird der Schuldner von mediafinanz per Post, E-Mail, Telefon und SMS an die ausstehende Forderung erinnert. Die Kosten der professionellen, stets sachlichen Korrespondenz, trägt  innerhalb Deutschlands ausschließlich der Schuldner. Auch außerhalb Deutschlands ist die mediafinanz über das weltweite Inkassopartnernetzwerk GCS aktiv. Internationale Partnerfirmen mahnen in derzeit 100 Ländern vor Ort in der jeweiligen Sprache und entsprechend der landestypischen  Gepflogenheiten. Gebühren fallen hier nur im Erfolgsfall an.